Trong hoạt động logistic, xuất nhập khẩu không thể thiếu chứng từ Commercial Invoice. Đây được ví như bản hợp đồng mua bán giữa người mua và người bán, đồng thời dùng để quy định thanh toán hàng hóa và những thông tin quan trọng liên quan. Trong bài viết dưới đây webtygia sẽ cùng bạn tìm hiểu những thông tin liên quan đến Commercial Invoice? Phân loại, chức năng, ý nghĩa của hóa đơn thương mại.

Commercial Invoice là gì?

Commercial Invoice (CI) hay còn được gọi tắt là hóa đơn thương mại là một loại chứng từ quan trọng trong lĩnh vực thương mại quốc tế được sử dụng để quy định thanh toán giá trị hàng hóa giữa bên xuất khẩu và nhập khẩu. 

Một hóa đơn thương mại đạt chuẩn sẽ bao gồm thông tin chi tiết liên quan đến đặc điểm của hàng hóa, giá thành nhập, số lượng, tổng giá trị hàng hóa, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và thông tin vận chuyển.

Hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu quốc tế ngày nay. Đây là một chứng từ bắt buộc đối với các nhà cung cấp giúp xác định số tiền mà bên nhập khẩu cần thanh toán và cũng xác định giá trị hải quan từ đó cơ quan thuế nhập khẩu có thể tính toán mức thuế phù hợp. Hóa đơn thương mại thể hiện rõ giá mua và giá bán của hàng hóa là một phần quan trọng để kiểm soát và quản lý tài chính trong quá trình nhập khẩu.

Những nội dung trên Commercial Invoice cần có

• Người mua (Buyer/Importer): Cần cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến bên mua, bao gồm tên công ty, số fax, địa chỉ, người đại diện, địa chỉ email, số điện thoại, và thông tin tài khoản ngân hàng thanh toán.

• Người bán (Seller/Exporter): Đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin cơ bản về bên bán tương tự như người mua.

• Số Invoice: Là mục chỉ số tên viết tắt chuẩn và hợp lệ, do bên xuất khẩu quy định và cung cấp trên hóa đơn thương mại.

• Ngày Invoice: Là ngày mà cả hai bên ký hợp đồng và phải trước ngày xuất khẩu hàng hóa (ngày vận đơn – Bill of Lading).

• Hình thức thanh toán: Được mô tả bằng các điều khoản thanh toán như T/T (điện chuyển tiền), L/C (thanh toán tín dụng bằng chứng từ), D/A (thanh toán nhờ thu chứng từ), và D/P (thanh toán nhờ thu chứng từ). Phương thức phổ biến nhất là T/T, trong đó người mua chuyển tiền trực tiếp vào tài khoản của người bán.

• Thông tin hàng hóa: Bao gồm tên hàng, số lượng, tổng trọng lượng, số khối, số kiện hàng (tính theo bao/chiếc/cái/thùng…), giá nhập, giúp xác định số tiền hàng và tiền vận chuyển cần thanh toán.

• Nguồn gốc xuất xứ: Được ghi rõ để truy xuất nguồn gốc, ví dụ như Vietnam, China.

• Tổng tiền (Amount): Thể hiện tổng trị giá của hóa đơn hàng hóa xuất khẩu, được ghi bằng cả số và chữ, với mệnh giá thanh toán đồng tiền quy định của cả hai bên.

• Điều kiện Incoterms: Được ghi kèm với địa điểm cụ thể của bên xuất khẩu (ví dụ như CIF HN, Vietnam).

Ngoài ra trên Commercial Invoice còn chứa một số thông tin khác như POL (cảng xếp hàng), POD (cảng dỡ hàng), tên tàu/số chuyến, destination (đích đến) cũng như các thông tin về giảm giá, chiết khấu.

Chức năng của Commercial Invoice trong kinh tế

Commercial Invoice đóng vai trò quan trọng thông qua một số yếu tố quan trọng:

• Thanh toán giao dịch: Commercial Invoice được sử dụng để xác định giá trị hàng hóa và là cơ sở để bên bán yêu cầu bên mua thực hiện thanh toán. Nó chính là tài liệu quan trọng giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, bên bán và bên mua.

• Tính toán thuế xuất nhập khẩu: Commercial Invoice là căn cứ để tính toán số thuế xuất nhập khẩu mà doanh nghiệp phải nộp. Việc nhập số tiền từ hóa đơn vào phần mềm hải quan là bước quan trọng, được hiểu rõ bởi những người làm thủ tục hải quan.

• Đối chiếu thông tin: Commercial Invoice là cơ sở để đối chiếu thông tin với các chứng từ khác trong quá trình thực hiện hợp đồng mua bán và làm thủ tục xuất nhập cảnh. Khi khai hải quan, việc so sánh thông tin trên Commercial Invoice với các văn bản khác như vận đơn, Packing List, giấy báo hàng đến, là vô cùng quan trọng. Sự chính xác trong đối chiếu này đảm bảo rằng các thông tin liên quan đến giao dịch đều nhất quán và chính xác. Trong trường hợp có sai sót, quy trình kiểm tra và điều chỉnh số liệu ngay lập tức được thực hiện để tránh gian lận hay hiểu lầm trong quá trình giao dịch.

Nếu bạn thường xuyên xuất nhập khẩu hàng hóa sang nước ngoài sẽ rất quan tâm đến tỷ giá ngoại tệ hôm nay, vậy hãy theo dõi ở trang chúng tôi để có thể cập nhật nhanh nhất giá ngoại tệ mới nhất hôm nay bằng chương trình máy tính chạy tự động, đảm bảo chính xác giúp bạn đưa ra những quyết định phù hợp nhằm thu lại lợi nhuận cao nhất.

Phân loại Commercial Invoice hiện nay

Hiện nay hóa đơn thương mại được phân loại thành bốn dạng chính:

Hóa đơn tạm thời (Provisional Invoice)

Hóa đơn tạm thời dùng để áp dụng để thanh toán tạm thời số tiền hàng hóa trong những tình huống như giá cả chưa được xác định chính xác hoặc thanh toán theo từng phần. Hóa đơn này giúp quản lý tạm thời tài chính trong những trường hợp không thể xác định giá trị hàng hóa một cách chính xác ngay từ đầu.

Hóa đơn thương chính thức (Final Invoice)

Đây là hóa đơn chính thức được sử dụng để thanh toán khi toàn bộ hợp đồng đã được thực hiện đầy đủ. Hóa đơn này đại diện cho quá trình giao dịch chính thức và là cơ sở để thực hiện thanh toán cuối cùng.

Hóa đơn chi tiết (Detailed Invoice)

Hóa đơn chi tiết chứa đựng các thông tin chi tiết về các thành phần của giá hàng. Thường được sử dụng để phân tích và làm rõ hơn về cấu thành giá trị của sản phẩm, giúp các bên liên quan hiểu rõ hơn về các chi phí và thành phần chi phí trong giao dịch.

Hóa đơn chiếu lệ (Proforma Invoice)

Mặc dù hình thức của hóa đơn chiếu lệ tương tự như hóa đơn thương mại, nhưng không được sử dụng để yêu cầu thanh toán. Loại hóa đơn này thường được áp dụng khi hàng hóa được gửi đi triển lãm, gửi mẫu bán, làm đơn chào hàng, hoặc thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu mà không có yêu cầu thanh toán ngay từ lúc này.

Ý nghĩa của Commercial Invoice trong xuất nhập khẩu

Commercial Invoice, hoặc còn gọi là hoá đơn thương mại điện tử, đó là một loại chứng từ cực kỳ quan trọng trong quá trình thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu. Điều này được thể hiện thông qua những yếu tố sau:

• Hoá đơn là một chứng từ không thể thiếu khi nói đến vấn đề giao hàng. Nó là tài liệu quan trọng để chứng minh và ghi nhận thông tin chi tiết về giao dịch.

• Trong quá trình thương thảo thanh toán với đối tác, hoá đơn thương mại điện tử cũng đóng vai trò quan trọng. Nó là cơ sở để xác định giá trị hàng hóa và thực hiện thanh toán một cách chính xác.

• Hoá đơn còn là căn cứ thiết yếu để xác định giá trị hải quan của hàng hóa, từ đó giúp tính toán thuế nhập khẩu một cách chính xác.

Tuy nhiên cần lưu ý rằng Commercial Invoice không phải là chứng từ sở hữu hàng hóa trừ khi nó đi kèm với các chứng từ chứng minh thanh toán của bên nhập khẩu (người mua). Đối với việc giao hàng, việc có đủ số bản sao của hoá đơn (bao gồm bản chính và bản sao) là quan trọng và phải được sự đồng ý của bên nhập khẩu.

Thường thì Commercial Invoice sẽ được phát hành theo một bản gốc và hai bản sao. Quy định về số lượng bản chính có thể thay đổi tùy theo luật pháp của mỗi quốc gia, và điều này là rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu để đảm bảo tuân thủ theo yêu cầu của bên mua.

Phân biệt Commercial Invoice và Non Commercial Invoice

Có rất nhiều người dễ nhầm lẫn giữa commercial invoice và non-commercial invoice, tuy nhiên, hai loại chứng từ này là hoàn toàn khác nhau. Cùng webtygia tìm hiểu điểm khác biệt giữa hai hóa đơn này ngay nhé:

• Non-commercial invoice hay còn được gọi là hóa đơn phi thương mại, là một loại chứng từ với chức năng chủ yếu là mở tờ khai và kê khai thông tin về giá trị và thuế nhập khẩu. Đây là một loại hóa đơn không được sử dụng như là cơ sở để thanh toán giữa các bên mua bán. Điểm chung và khác biệt giữa commercial invoice và non-commercial invoice có thể được mô tả cụ thể như sau:

Hóa đơn thương mại và phi thương mại có hình thức bề ngoài hoàn toàn tương tự, và nội dung của cả hai chứng từ đều chứa các thông tin tương tự.

Điểm khác biệt quan trọng nhất giữa hóa đơn thương mại và phi thương mại nằm ở chức năng sử dụng. Non-commercial invoice chỉ có nhiệm vụ mở tờ khai, kê khai thông tin về giá trị và nộp thuế hải quan. Không giống như hóa đơn thương mại, chứng từ này không có ý nghĩa trong việc thực hiện thanh toán giữa các bên mua bán.

Phân biệt giữa Commercial Invoice và Packing List

Khi tạo Commercial Invoice (CI) đảm bảo rằng nội dung của văn bản phải được chuẩn xác. Điều này là quan trọng vì giữa các thông tin trong báo cáo đóng gói hàng "Packing List" và hóa đơn xuất nhập khẩu, thường dễ xảy ra sự nhầm lẫn do nội dung của chúng khá tương đồng.

Mặc dù các thông tin trong Packing List (Danh sách đóng gói hàng hóa) và Commercial Invoice có vẻ giống nhau, nhưng hai tài liệu này phục vụ cho những mục đích khác nhau.

Packing List là chứng từ mô tả chi tiết về các thông tin liên quan đến lô hàng, như kích thước, trọng lượng, đơn vị tính, và cung cấp thông tin về cách thức đóng gói lô hàng, nhãn hiệu.

Ngược lại, hóa đơn thương mại là bằng chứng của giao dịch thương mại giữa nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu, thể hiện giá trị và các điều khoản thanh toán của hàng hóa được gửi đi. Đây là một tài liệu quan trọng trong quá trình xuất nhập khẩu và thể hiện sự cam kết chính thức của hai bên đối tác thương mại.

Lưu ý khi sử dụng Commercial Invoice

Trong lĩnh vực logistics, hóa đơn thương mại đóng vai trò quan trọng như một chứng từ mua bán thương mại, và thậm chí một sai sót nhỏ cũng có thể tạo ra nhiều vấn đề trong quá trình giao dịch. Do đó, trước khi tạo hóa đơn thương mại, cần lưu ý tránh những lỗi cơ bản sau:

• Khai báo không chính xác hoặc sai sót thông tin: Thông tin không chính xác có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan hàng hóa, gây khó khăn trong việc xử lý giao dịch.

• Hóa đơn thương mại không rõ ràng về điều kiện giao hàng như FOB hoặc CIF: Sự không rõ ràng này có thể tạo ra hiểu lầm trong việc xác định trách nhiệm và chi phí vận chuyển, ảnh hưởng đến quá trình xử lý và thanh toán.

• Xuất khẩu hàng hóa theo giá CIF nhưng ghi hóa đơn theo giá FOB: Điều này có thể dẫn đến việc bỏ qua các chi phí phát sinh sau đó, làm mất rõ ràng về tổng chi phí thực tế mà người mua cần phải thanh toán.

• Mô tả thông tin hàng hóa không rõ ràng hoặc thiếu thông tin cần thiết: Các thông tin như số lượng, giá tiền, ký hiệu, chủng loại cần được mô tả một cách chi tiết và chính xác để tránh sự nhầm lẫn và đảm bảo tính minh bạch trong quá trình giao dịch.

Một số mẫu hóa đơn thương mại phổ biến hiện nay

Mẫu 1: 


Mẫu 2: 



Mẫu 3: 

Webtygia chuyên cung cấp dữ liệu tỷ giá ngoại tệ ngân hàng mới nhất hôm nay với hơn 29 ngân hàng hỗ trợ đổi ngoại tệ ở Việt Nam. Chúng tôi cam kết tỷ giá ngoại tệ được cập nhật liên tục, mới nhất, nhanh chóng và chính xác mỗi ngày.

Bài viết trên chúng ta vừa cùng nhau tìm hiểu những thông tin liên quan đến Commercial Invoice. Hy vọng bài viết đã cung cấp những thông tin bổ ích đến bạn giúp bạn hiểu sâu hơn về loại hóa đơn thương mại và tránh được những lỗi sai khi làm hóa đơn cũng như mua hàng hóa. Nếu bạn vẫn còn thắc mắc nào khác hãy liên hệ ngay với chúng tôi qua website https://webtygia.com/ để được nhân viên tư vấn và hỗ trợ nhanh nhất.