Packing list có vai trò quan trọng khi làm chứng từ hoặc thủ tục hải quan, thanh toán, bảo hiểm xuất nhập khẩu hàng hóa. Vậy nên khi lập hoặc ký Packing list bạn cần biết rõ thông tin, vị trí cần điền cũng như vai trò, chức năng của tờ phiếu. Trong bài viết này webtygia sẽ cùng bạn tìm hiểu Packing list là gì? Vai trò và chức năng của Packing list khi xuất nhập khẩu hàng hóa.

Khái niệm Packing list

Packing list là thuật ngữ mô tả một loại chứng từ quan trọng trong quá trình giao nhận hàng hóa qua biên giới. Đây là một phần không thể thiếu trong hồ sơ chứng từ khi thực hiện các thủ tục hải quan.

Packing list hay còn gọi là phiếu đóng gói hàng cung cấp chi tiết về lô hàng cần xuất nhập khẩu. Tất cả thông tin trong phiếu này giúp người mua hiểu rõ về sản phẩm mà họ sắp nhận, từ loại hàng hóa đến số lượng giúp việc kiểm tra và đối chiếu nhanh chóng.

Dựa trên thông tin từ packing list người mua có thể ước lượng các thông số quan trọng như phương tiện vận chuyển phù hợp, diện tích lưu trữ cần thiết, phương tiện bốc dỡ hàng để tránh hư hại và dự trù thời gian cho quá trình này. Những dự đoán này giúp người mua tối ưu hóa chi phí và thời gian kiểm tra, trong khi người bán có thể xây dựng uy tín và chất lượng sản phẩm. Sau khi hàng hóa được đóng gói, bên bán sẽ gửi packing list cho bên mua để kiểm tra chi tiết trước khi nhận hàng.

Nội dung cần có trên Packing list

Packing List đầy đủ sẽ bao gồm các thông tin chính sau:

• Tiêu đề trên cùng: Logo, Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Fax của Công ty.

• Người bán: Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Fax của công ty bán hàng.

• Số và ngày của phiếu đóng gói.

• Bên mua (Buyer): Tên, Địa chỉ, Điện thoại, Fax của công ty mua hàng.

• Số tham chiếu (Reference number): Số đơn hàng hoặc mô tả thêm về Notify Party (Thông báo khi hàng đến; thường chỉ áp dụng khi thanh toán L/C).

• Cảng xếp hàng (Port of Loading): Ví dụ: Cat Lai Port, TP.Hồ Chí Minh, Việt Nam; Ningbo Port, Trung Quốc;...

• Cảng đến (Port of Destination): Ví dụ: Busan Port, Hàn Quốc; Guangzhou Port, Trung Quốc;...

• Tên tàu (Vessel Name): Tên tàu và số hành trình.

• ETD (Estimated Time Delivery – Thời gian giao hàng ước tính): Ngày dự kiến khởi hành tàu.

• Sản phẩm (Product): Mô tả hàng hóa bao gồm Tên hàng, Mã hàng, Mã HS, ...

• Số lượng (Quantity): Số lượng mặt hàng theo đơn vị, ví dụ: 20,000 cái.

• Đóng gói (Packing): Số lượng bao, thùng và kiện được đóng gói theo đơn vị, ví dụ: đơn vị là bales – kiện, 10,000 cái đóng gói 200 cái/kiện, Packing là 50 bales.

• GWT (Gross Weight – Trọng lượng tổng): Bao gồm dây buộc, bao nilon, thùng, hộp ngoài.

• NWT (Net weight – Trọng lượng tịnh): Chỉ tính riêng trọng lượng hàng hóa.

• Nhận xét (Remark): Hướng dẫn bổ sung, ví dụ: Từ kiện số 1 – 150 đóng cho hàng loại A, từ kiện 151 – 300 đóng cho hàng loại B.

• Xác nhận của người bán: Chữ ký, đóng dấu của người bán.

Các loại Packing list thường dùng

Detailed Packing List

Đây là một phiếu đóng gói chi tiết, chi tiết hóa lô hàng được sử dụng bởi cả hai bên mua và bán để kiểm tra số lượng chi tiết của hàng hóa. Thông qua việc này họ có thể xác định liệu bên bán đã đóng gói hàng thiếu hoặc không. Trong trường hợp có sự cố xảy ra, việc này cho phép truy xuất và xác định lỗi tại khâu nào trong quá trình vận chuyển.

Neutrail Packing List

Phiếu đóng gói trung lập hay còn gọi là neutrail packing list là một loại chứng từ không chứa thông tin về tên người bán và thường ít được sử dụng.

Packing and Weight list

Packing and Weight List giống như phiếu đóng gói chi tiết nhưng đi kèm với bảng kê trọng lượng.

Chức năng của Packing list

Packing list chứa đựng thông tin quan trọng về bao bì, cách đóng gói, loại hàng hóa, số lượng và nhiều yếu tố khác. Dựa trên những thông tin này các bên liên quan trong quá trình xuất nhập khẩu có thể thực hiện các tính toán và điều phối như sau:

• Điều phối và sắp xếp kho chứa hàng: Thông tin về số lượng và cách đóng gói giúp xác định cần bao nhiêu không gian để xếp dỡ hàng hóa.

• Cách thức xếp dỡ hàng: Tùy thuộc vào thông tin từ packing list, có thể quyết định liệu cần sử dụng công nhân hay các thiết bị chuyên dụng như xe cẩu, xe nâng, từ đó chuẩn bị nguồn lực một cách tối ưu và chi phí hiệu quả.

• Bố trí phương tiện vận tải bộ: Thông tin này giúp xác định số lượng và kích thước xe cần sử dụng để vận chuyển toàn bộ hàng hóa.

• Xác định vị trí hàng hóa: Trong trường hợp kiểm tra hàng hóa theo yêu cầu của cơ quan hải quan, thông tin từ packing list giúp dễ dàng xác định vị trí cụ thể của hàng hóa, đảm bảo tuân thủ theo quy trình kiểm tra.
  ​​​​

Vai trò của Packing list

Packing List có vai trò quan trọng trong lĩnh vực xuất nhập khẩu hàng hóa với những chức năng cụ thể sau:

• Khai báo hãng vận chuyển: Được sử dụng để thông báo thông tin về hãng vận chuyển khi phát hành vận đơn, giúp quy định rõ người chịu trách nhiệm vận chuyển.

• Hỗ trợ thanh toán: Chứng từ này đảm bảo rằng hàng hóa phải đúng như mô tả trên packing list để đảm bảo thanh toán diễn ra mượt mà, và là một yếu tố quan trọng trong quy trình hải quan.

• Yêu cầu bảo hiểm: Giúp xác định rủi ro và hỗ trợ quy trình yêu cầu bảo hiểm trong trường hợp mất mát hoặc hư hỏng hàng hóa.

• Thiếu packing list làm chậm quy trình hải quan: Hải quan sẽ không thể thông quan nếu thiếu packing list, vì vậy, nó đóng vai trò quan trọng trong quá trình nhập khẩu.

• Kiểm tra hàng hóa khi mở cont: Ghi chép trên packing list được sử dụng để kiểm tra hàng hóa khi mở cont, đồng thời nó cũng là cơ sở để xác định xem doanh nghiệp đã nhập đủ, thiếu hay thừa hàng.

• Bảo quản an toàn: Để đảm bảo sự toàn vẹn của chứng từ, packing list thường được bọc bởi túi chống thấm nước để tránh hỏng rách.

• Chuẩn bị trước với sự chứng thực: Đối với các bản packing list, cần đóng dấu và ký tên, giao cho các bên liên quan như hãng vận tải, hải quan và ngân hàng để đảm bảo tính chính xác và chính thức. Nếu bạn đang quan tâm đến tỷ giá ngoại tệ ngân hàng hôm nay hãy truy cập vào trang web chúng tôi để biết thông tin, dữ liệu mới nhất, được cập nhật liên tục và nhanh chóng mỗi ngày.

• Quản lý trực tuyến: Trong trường hợp làm chứng từ trực tuyến, cần chọn đúng danh sách đóng gói và liên hệ với tất cả các bên liên quan để đảm bảo rằng danh sách đóng gói có đầy đủ chữ ký và chứng thực cần thiết.

​​​​​​​Với mọi sai sót trong danh sách đóng gói có thể dẫn đến trễ trong việc lấy hàng, nên quan trọng để chắc chắn rằng chủ hàng gửi đầy đủ chứng từ khi hàng được giao lên tàu.

Hướng dẫn cách điền phiếu Packing list

Thông thường phiếu đóng gói hàng hóa sẽ chứa một số thông tin quan trọng về lô hàng và người bán. Việc điền chính xác các thông số và thông tin liên quan đến lô hàng là cực kỳ quan trọng để tránh sai sót có thể ảnh hưởng đến quá trình làm thủ tục thông quan. Dưới đây là danh sách cần điền theo thứ tự:

1. Tiêu đề phiếu: Logo, tên, địa chỉ, số điện thoại, fax của công ty.

2. Seller (Bên bán): Tên, địa chỉ, số hotline, số điện thoại của bên bán hàng.

3. Số và ngày Packing List: Số này có tầm quan trọng đặc biệt.

4. Buyer (Bên mua): Tên, địa chỉ, hotline, số điện thoại của bên mua hàng.

5. Ref no (Số tham chiếu): Số đơn hàng hoặc thông tin tham chiếu khác, có thể liên quan đến Notify Party khi thanh toán L/C.

6. Port of Loading (Cảng bốc hàng): Nơi hàng được đóng gói và bốc chở.

7. Port of Destination (Cảng đến): Nơi hàng sẽ đến.

8. Vessel Name (Tên tàu) và ETD (Ngày dự kiến tàu chạy).

9. Product (Thông tin mô tả về lô hàng): Tên hàng, mã hiệu, mã HS Code.

10. Quantity (Số lượng hàng hóa).

11. Packing (Số lượng thùng hoặc hộp, kiện đóng gói): Đơn vị đóng gói (ví dụ: bales – kiện) và cách đóng gói (ví dụ: 500 cái/kiện).

12. NWT (Net weight – Trọng lượng tịnh): Chỉ tính trọng lượng của hàng hóa.

13. GWT (Gross weight – Trọng lượng tổng): Tính cả trọng lượng của phụ kiện đóng gói hàng hóa ở ngoài. Remark (Ghi chú thêm, nếu có).

14. Xác nhận của bên bán hàng: Chữ ký và đóng dấu của bên bán để xác nhận tính hợp lệ của phiếu.

Những lưu ý khi lập Packing list

• Tránh hiểu lầm giữa phiếu đóng gói hàng hóa (Packing List) và hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) là rất quan trọng vì thông tin trên cả hai loại chứng từ này thường có sự tương đồng và liên quan đến nhiều thông số. 

• Hóa đơn thương mại tập trung vào phương thức thanh toán của hàng hóa, trong khi phiếu đóng gói thường thể hiện cách thức đóng gói, trọng lượng và các chi tiết về bao bì.

• Việc điền đầy đủ và chính xác thông tin về lô hàng trong phiếu đóng gói hàng hóa là bắt buộc. Phiếu này cần bao gồm số đơn vị, số hộp và bất kỳ thông tin đóng gói nào khác có sẵn. Quan trọng nhất mọi chi tiết này phải tương ứng với hóa đơn thương mại, đồng thời phản ánh đúng thông tin liên quan đến giao dịch từ tất cả các bên liên quan.

Ngoài ra khi xuất nhập khẩu hàng hóa bạn sẽ phải quan tâm đến bảng giá ngoại tệ hôm nay để có những phương án, kế hoạch phù hợp nhằm mang lại lợi nhuận cao.

Gợi ý mẫu Packing list đúng chuẩn

Khi hàng hóa đến cảng xuất phát và đến điểm đích, chúng sẽ trải qua quá trình cân và đo. Do đó việc điền thông tin được ghi chính xác trên phiếu đóng gói là vô cùng quan trọng. Để tránh những hiểu lầm có thể dẫn đến việc giao nhận hàng hóa bị trễ, bạn cần điền đầy đủ và chi tiết vào bảng kê đóng gói. Hy vọng bài viết đã chia sẻ những thông tin bổ ích đến bạn đọc và đừng quên theo dõi chúng tôi qua website https://webtygia.com/ để cập nhật nhiều bài viết hay khác.